Transakcje między podmiotami powiązanymi to jeden z tych obszarów prawa podatkowego, który potrafi zaskoczyć nawet doświadczonych przedsiębiorców. W 2026 roku organy podatkowe przykładają do nich szczególną uwagę, a liczba kontroli w tym zakresie systematycznie rośnie. Jeśli prowadzisz firmę i współpracujesz z podmiotami, z którymi jesteś powiązany kapitałowo lub osobowo, ten artykuł jest dla Ciebie.
Czym są ceny transferowe i kogo dotyczą?
Wyobraź sobie sytuację, w której spółka matka sprzedaje towary swojej spółce córce po cenie znacznie niższej niż rynkowa. Albo odwrotnie – kupuje od niej usługi po zawyżonych stawkach. Efekt? Zyski przenoszone są tam, gdzie opodatkowanie jest korzystniejsze, a fiskus traci na podatku. Właśnie po to, by zapobiegać takim praktykom, funkcjonują przepisy o cenach transferowych.
Ceny transferowe to po prostu ceny stosowane w transakcjach między podmiotami powiązanymi. Przepisy nakładają na takie firmy obowiązek ustalania warunków współpracy na poziomie rynkowym – czyli takim, jaki zastosowałyby niezależne od siebie przedsiębiorstwa. Zasada ta nosi nazwę arm’s length principle i jest fundamentem regulacji w tym obszarze zarówno w Polsce, jak i na poziomie międzynarodowym.
Kogo dotyczą te przepisy? Przede wszystkim:
– spółek powiązanych kapitałowo – gdy jeden podmiot posiada co najmniej 25% udziałów lub akcji drugiego, – podmiotów powiązanych osobowo – gdy ta sama osoba fizyczna sprawuje kontrolę lub wywiera znaczący wpływ na kilka firm, – spółek i ich wspólników – w przypadku spółek osobowych, – przedsiębiorców prowadzących działalność w rajach podatkowych – tutaj przepisy są szczególnie rygorystyczne.
Warto podkreślić, że regulacje te nie dotyczą wyłącznie wielkich korporacji. Małe i średnie firmy rodzinne, w których właściciel prowadzi równolegle kilka działalności, również mogą znaleźć się w kręgu zainteresowania przepisów o cenach transferowych. W praktyce wiele z tych podmiotów nie jest tego świadomych – co bywa kosztowną pomyłką.
Obowiązki dokumentacyjne – progi, terminy i pułapki
Jednym z kluczowych elementów przepisów o cenach transferowych są obowiązki dokumentacyjne. W 2026 roku nie zmieniły się zasadniczo w stosunku do lat poprzednich, jednak ich prawidłowe wykonanie wciąż stanowi wyzwanie dla wielu przedsiębiorców.
Progi transakcyjne
Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (local file) powstaje, gdy wartość jednorodnych transakcji kontrolowanych przekracza w roku podatkowym:
– 10 milionów złotych – w przypadku transakcji towarowych i finansowych, – 2 miliony złotych – w przypadku transakcji usługowych i innych.
Jeśli firma należy do grupy kapitałowej, której skonsolidowane przychody przekroczyły 20 milionów euro, dochodzi obowiązek przygotowania dokumentacji na poziomie grupy – tzw. master file. Z kolei największe grupy kapitałowe (powyżej 750 milionów euro skonsolidowanych przychodów) zobowiązane są do składania raportów country-by-country (CBC-R), prezentujących dane finansowe w podziale na poszczególne kraje.
Terminy – tu łatwo się potknąć
Lokalna dokumentacja cen transferowych powinna być gotowa do końca dziesiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Dla firm działających w roku kalendarzowym oznacza to termin 31 października następnego roku. Do tego samego terminu należy złożyć informację TPR (Transfer Pricing Report) do urzędu skarbowego.
Uwaga – wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że dokumentację składa się razem z deklaracją podatkową. Tak nie jest. Dokumentacja nie jest co do zasady składana „z urzędu” – trafia do organów podatkowych dopiero na ich żądanie. Niemniej musi być gotowa na czas, bo organ może zażądać jej dostarczenia w ciągu zaledwie 7 dni.
Korekty i oświadczenia
Przedsiębiorcy muszą pamiętać również o oświadczeniu zarządu o sporządzeniu lokalnej dokumentacji. Podpisuje je osoba upoważniona do reprezentacji spółki – i ponosi za jego treść osobistą odpowiedzialność. To nie jest formalność, którą można zbagatelizować.
Najczęstsze błędy firm przy rozliczaniu transakcji powiązanych
Praktyka doradcza pokazuje, że firmy popełniają w tym obszarze szereg powtarzających się błędów. Znajomość ich może pomóc w uniknięciu niepotrzebnych problemów.
1. Brak dokumentacji mimo przekroczenia progów
To najczęstszy i najpoważniejszy błąd. Przedsiębiorca albo nie wie, że ciążą na nim obowiązki dokumentacyjne, albo bagatelizuje ten obowiązek. Sankcje mogą być bardzo dotkliwe – w przypadku ustalenia przez organ podatkowy dochodu w wysokości innej niż wykazana, stawka podatku może wynieść nawet 50% od zakwestionowanej kwoty.
2. Nieaktualna lub ogólnikowa dokumentacja
Dokumentacja sporządzona raz i „odświeżana” co roku przez zmianę daty to poważne ryzyko. Organy podatkowe doskonale wiedzą, jak wygląda rzetelna analiza porównawcza. Dokumentacja musi odzwierciedlać rzeczywiste warunki transakcji i być poparta aktualnymi danymi rynkowymi.
3. Brak analizy porównawczej (benchmarkingowej)
Analiza porównawcza, czyli benchmarking, jest wymagana dla większości transakcji objętych obowiązkiem dokumentacyjnym. Polega na wykazaniu, że warunki transakcji odpowiadają warunkom rynkowym. Pominięcie jej lub zastąpienie lakonicznym stwierdzeniem „ceny są rynkowe” to proszenie się o kłopoty podczas kontroli.
4. Błędy w informacji TPR
Formularz TPR zawiera szczegółowe dane o transakcjach z podmiotami powiązanymi. Nieprawidłowe wypełnienie – np. wskazanie błędnych kategorii transakcji, metod weryfikacji cen czy wyników finansowych – może wzbudzić zainteresowanie organów podatkowych i skutkować wszczęciem kontroli.
5. Niedostosowanie cen do zmienionych warunków rynkowych
Pandemia, inflacja, zmiany kursów walut, wzrost stóp procentowych – to wszystko ma wpływ na poziom cen rynkowych. Jeśli firma stosuje niezmienione stawki wewnętrzne przez kilka lat, mimo że rynek wyraźnie się zmienił, naraża się na zakwestionowanie rozliczeń przez fiskusa.
Jak profesjonalne doradztwo podatkowe chroni firmę przed ryzykiem kontroli?
Przepisy dotyczące transakcji powiązanych należą do jednych z bardziej skomplikowanych w polskim prawie podatkowym. Łączą w sobie elementy prawa podatkowego, prawa handlowego, ekonomii i rachunkowości. To sprawia, że nawet dobrze zorganizowane działy finansowe mogą mieć trudności z ich prawidłowym stosowaniem.
Profesjonalne doradztwo w tym zakresie to nie wydatek – to inwestycja w bezpieczeństwo firmy. Co konkretnie zyskuje przedsiębiorca współpracując z doświadczonym doradcą podatkowym?
Po pierwsze – identyfikację obowiązków. Doradca przeanalizuje strukturę powiązań w grupie i wskaże, które transakcje podlegają obowiązkom dokumentacyjnym. Wiele firm jest zaskoczonych, gdy okazuje się, że część ich rozliczeń wewnętrznych powinna być objęta dokumentacją.
Po drugie – rzetelną dokumentację. Profesjonalnie sporządzona dokumentacja lokalna zawiera nie tylko opis transakcji, ale przede wszystkim analizę funkcjonalną, opis ryzyk oraz aktualną analizę porównawczą opartą na wiarygodnych danych rynkowych. Taka dokumentacja stanowi solidną tarczę na wypadek kontroli.
Po trzecie – wsparcie przy kontroli podatkowej. Jeśli do kontroli jednak dojdzie, doradca podatkowy może reprezentować przedsiębiorcę przed organami podatkowymi, a w razie potrzeby – przed sądami administracyjnymi. Doświadczenie w sporach z organami podatkowymi jest tu bezcenne.
Po czwarte – bieżące monitorowanie zmian. Przepisy podatkowe zmieniają się regularnie. Doradca śledzi nowelizacje i orzecznictwo, dzięki czemu firma jest zawsze na bieżąco z aktualnymi wymaganiami.
Kancelaria TAX CONNECT z Poznania od blisko dwudziestu lat wspiera przedsiębiorców w złożonych kwestiach podatkowych. Założyciel kancelarii, Michał Baran – radca prawny i doradca podatkowy z wykształceniem prawniczym i ekonomicznym – posiada bogate doświadczenie w reprezentowaniu klientów zarówno w transakcjach biznesowych, jak i przed sądami administracyjnymi. Kancelaria obsługuje klientów w języku polskim, angielskim i niemieckim, co ma szczególne znaczenie w przypadku grup kapitałowych z udziałem podmiotów zagranicznych.
Podsumowanie
Przepisy dotyczące transakcji powiązanych to obszar, w którym łatwo o błąd, ale trudno o pobłażliwość ze strony organów podatkowych. W 2026 roku warto zadbać o to, by dokumentacja była kompletna, aktualna i sporządzona zgodnie z wymogami prawa. Kluczowe jest też zrozumienie, że nie chodzi wyłącznie o spełnienie formalnego obowiązku – chodzi o realne ograniczenie ryzyka finansowego i reputacyjnego firmy. Jeśli masz wątpliwości co do tego, czy Twoje transakcje wewnętrzne są właściwie udokumentowane, nie czekaj na kontrolę. Skonsultuj się z ekspertem, zanim urząd podatkowy zapuka do drzwi.
Wojciech Kieszkowski, jestem doradcą podatkowym, który pracował już w wielu największych firmach doradczych w Polsce i na świecie. Mam ogromne doświadczenie w doradztwie podatkowym i świecie finansów. Zapragnąłem dzielić się nim z Wami na moim własnym, prywatnym blogu.
