Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która wprowadza obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej. W praktyce oznacza to, że faktura nie będzie już wysyłana mailem jako PDF ani drukowana – zamiast tego trafia bezpośrednio do systemu państwowego, gdzie otrzymuje unikalny numer i dopiero wtedy uznawana jest za wystawioną.
To zmiana, która wpływa nie tylko na księgowość, ale też na codzienny obieg dokumentów i komunikację z kontrahentami.
Co firma musi przygotować przed wdrożeniem?
Wdrożenie KSeF wymaga uporządkowania kilku obszarów, a nie tylko zmiany programu do fakturowania.
Najważniejsze kroki to:
- nadanie dostępu do systemu KSeF (np. profil zaufany, podpis kwalifikowany lub token),
- określenie ról i uprawnień w firmie – kto wystawia, kto zatwierdza, kto kontroluje,
- integracja systemu księgowego z KSeF, aby uniknąć ręcznego przepisywania danych,
- dostosowanie struktury faktur do formatu FA(2),
- zmiana obiegu dokumentów – bo faktura funkcjonuje inaczej niż dotychczas.
Warto też pamiętać, że wszystkie faktury będą automatycznie archiwizowane w systemie przez 10 lat.
Rola księgowego – praktyczne wsparcie w całym procesie
Księgowy w przypadku KSeF pełni znacznie szerszą rolę niż tylko rozliczenia podatkowe. To osoba, która pomaga przełożyć nowe przepisy na działające procesy w firmie.
Do jego zadań należy m.in.:
- sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje KSeF,
- konfiguracja uprawnień i dostępów,
- przygotowanie firmy do nowych zasad obiegu dokumentów,
- testowe wystawianie i odbieranie faktur,
- opracowanie procedur na sytuacje awaryjne (np. brak dostępu do systemu).
W praktyce wiele firm korzysta z kompleksowego wsparcia biura rachunkowego, które przeprowadza cały proces wdrożenia krok po kroku. Przykładem takiego wsparcia jest RoscoTax – krakowskie biuro rachunkowe, które pomaga przedsiębiorcom zarówno w konfiguracji systemu, jak i dostosowaniu codziennych procesów księgowych do KSeF.
Jak wygląda dobrze przygotowana firma?
Firma gotowa na KSeF to taka, która nie tylko „ma system”, ale faktycznie wie, jak z niego korzystać. W praktyce oznacza to:
- uporządkowane role i odpowiedzialności,
- sprawnie działający system księgowy z integracją KSeF,
- brak ręcznych obejść w fakturowaniu,
- przeszkolony zespół, który wie, jak działa nowy model.
Podsumowanie
KSeF to istotna zmiana w sposobie fakturowania, ale przy odpowiednim przygotowaniu nie musi być problemem. Kluczowe jest wcześniejsze uporządkowanie procesów, wdrożenie narzędzi oraz współpraca z księgowym, który przeprowadzi firmę przez cały etap zmian. Dzięki temu przejście na nowy system staje się przewidywalne i bezpieczne dla codziennego działania firmy.
Wojciech Kieszkowski, jestem doradcą podatkowym, który pracował już w wielu największych firmach doradczych w Polsce i na świecie. Mam ogromne doświadczenie w doradztwie podatkowym i świecie finansów. Zapragnąłem dzielić się nim z Wami na moim własnym, prywatnym blogu.
