Faktura korygująca jest istotnym elementem w księgowości, umożliwiającym wprowadzanie poprawek do wcześniej wystawionych dokumentów. Dzięki niej można skorygować błędy, a także uwzględnić wszelkie zmiany. W artykule omówiono, czym charakteryzuje się faktura korygująca, jakie dane powinny się na niej znaleźć oraz jakie są różnice i zastosowania pomiędzy fakturami korygującymi in minus i in plus. Dodatkowo, znajdziesz tu praktyczne porady dotyczące ich wystawiania i księgowania.
Co to jest faktura korygująca i kiedy jest wymagana?
Faktura korygująca to istotny dokument księgowy, który sprzedawca jest zobowiązany wystawić w określonych okolicznościach, aby skorygować błędy na pierwotnej fakturze. Jest niezbędna, gdy po jej wystawieniu dochodzi do zmiany podstawy opodatkowania lub wysokości podatku. Dotyczy to sytuacji, takich jak:
- korekta ceny,
- zmiana stawki,
- zmiana samej kwoty podatku.
Przykładowo, dokument ten jest konieczny, gdy:
- udzielono rabatu,
- klient dokonał zwrotu towaru,
- część zapłaty została zwrócona.
Dodatkowo, należy go sporządzić, jeśli pierwotna faktura nie zawierała informacji o mechanizmie podzielonej płatności, a była taka potrzeba. Tylko ten przedsiębiorca, który wystawił oryginalną fakturę, ma prawo do jej korekty.
Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca powinna zawierać kilka istotnych elementów, aby spełniać wymogi prawne. Przede wszystkim musi mieć unikalny numer i datę wystawienia, co umożliwia jej jednoznaczną identyfikację. Kluczowe jest także umieszczenie określeń takich jak „faktura korygująca” lub „korekta”, aby jasno wskazać jej charakter. Dodatkowo, konieczne jest podanie informacji o fakturze pierwotnej, do której się odnosi, w tym:
- jej numeru,
- daty wystawienia,
- danych sprzedawcy i kupującego,
- ich NIP.
Nie można zapomnieć o kwotach dotyczących podstawy opodatkowania czy podatku należnego, zwłaszcza gdy korekta te wartości modyfikuje. Warto również uwzględnić uzasadnienie zmian, co jest powszechną praktyką w biznesie. Wszystkie te elementy są zgodne z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, co gwarantuje ich zgodność z obowiązującymi przepisami.
Faktura korygująca in minus i in plus – różnice i zastosowanie
Faktury korygujące, zarówno te zmniejszające (in minus), jak i zwiększające (in plus), pełnią kluczową funkcję w rozliczeniach podatkowych. Pozwalają na modyfikację podstawy opodatkowania w reakcji na zmieniające się okoliczności. Faktura in minus jest przydatna, gdy konieczne jest obniżenie podstawy opodatkowania. Przykładowo, ma to miejsce, gdy sprzedawca przyznaje rabat, kupujący zwraca produkt lub dochodzi do częściowego zwrotu płatności. W takich sytuacjach dokument ten umożliwia odpowiednie korekty w księgach, zgodnie z zasadami pakietu Slim VAT 2021.
Natomiast faktura korygująca in plus podwyższa podstawę opodatkowania. Jest niezbędna, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury okaże się, że cena lub wartość podatku były zbyt niskie. Może to być spowodowane błędnym naliczeniem stawki VAT. Tego typu faktura powinna być uwzględniona w okresie rozliczeniowym, w którym zidentyfikowano potrzebę zwiększenia podstawy opodatkowania. Zarówno faktury in minus, jak i in plus, umożliwiają dostosowanie księgowości do rzeczywistych warunków handlowych, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Proces wystawiania i księgowania faktury korygującej
Wystawianie i księgowanie faktury korygującej odgrywa kluczową rolę w prawidłowym rozliczeniu podatkowym. Faktura taka powinna być przygotowana w formie ustrukturyzowanej, co wymaga odpowiedniej dokumentacji, potwierdzającej ustalenia z klientem. Może to obejmować:
- aneksy,
- korespondencję handlową,
- dowody zapłaty.
Istotne jest, by fakturę zaksięgować w tym samym okresie, co fakturę pierwotną, co pozwala zachować zgodność z ewidencjami oraz deklaracjami podatkowymi.
W przypadku faktur korygujących in minus, dzięki przepisom Slim VAT 2021, sprzedawca jest zwolniony z obowiązku uzyskania potwierdzenia odbioru przez nabywcę, co upraszcza cały proces. Z kolei faktury in plus muszą być uwzględnione w ewidencjach za okres, w którym stwierdzono konieczność zwiększenia podstawy opodatkowania. W tym wypadku wymagane jest również potwierdzenie odbioru korekty przez klienta, co jest istotne dla pełnej zgodności z przepisami. Poprawne wystawienie i zaksięgowanie faktury korygującej gwarantuje właściwe rozliczenie VAT, jednocześnie minimalizując ryzyko ewentualnych błędów podatkowych.
Wojciech Kieszkowski, jestem doradcą podatkowym, który pracował już w wielu największych firmach doradczych w Polsce i na świecie. Mam ogromne doświadczenie w doradztwie podatkowym i świecie finansów. Zapragnąłem dzielić się nim z Wami na moim własnym, prywatnym blogu.
