Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z największych przełomów, jakie spotkały polskich przedsiębiorców w ostatnich latach. Cyfryzacja rozliczeń stanie się obowiązkiem, a nie opcją – dlatego firmy muszą zacząć działać już teraz.
Przygotowaliśmy ekspercki przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć, jak połączyć wygodę, jaką daje nowoczesna księgowość internetowa, z wymogami KSeF, by wejść w nową erę rozliczeń bez chaosu i stresu.
Nowe zasady KSeF – co oznaczają w praktyce dla przedsiębiorców?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w formie elektronicznej poprzez system Ministerstwa Finansów. Zniknie możliwość wysłania faktury mailem czy pobrania PDF-a – jedyną akceptowaną formą będzie faktura ustrukturyzowana zapisania w języku XML. Brzmi technicznie? Tak, ale warto wiedzieć, że korzyści są ogromne – od pełnej automatyzacji po dwukrotnie szybszy zwrot VAT. Jednocześnie firmy, które do tej zmiany podejdą z opóźnieniem, mogą mierzyć się z paraliżem procesów księgowych już w pierwszych tygodniach funkcjonowania systemu. Właśnie dlatego to idealny moment na przegląd obecnego modelu rozliczeń i ewentualne przejście na nowoczesne narzędzia, które wspierają przedsiębiorców, zamiast ich obciążać.
Dlaczego księgowość internetowa staje się naturalnym wyborem przed KSeF?
Jednym z największych atutów nowoczesnych biur rachunkowych jest możliwość pracy całkowicie online. Co ważne, księgowość internetowa pozwala na stały dostęp do faktur, JPK, rozliczeń i raportów bez konieczności wysyłania plików czy czekania na kontakt księgowego. W momencie wejścia KSeF otrzymanie dokumentu od kontrahenta nastąpi w czasie rzeczywistym, a inteligentne systemy automatycznie przypiszą fakturę do odpowiedniego kosztu, kontrahenta i miesiąca rozliczeniowego. Dzięki temu właściciel firmy może skupić się na działalności, a nie na ręcznej organizacji dokumentów. Co więcej, biura takie jak Tax Safe już dziś wdrażają rozwiązania zgodne z KSeF, aby klienci nie odczuli technologicznego przeskoku, tylko widzieli realne korzyści od pierwszego dnia.
Co powinien zrobić przedsiębiorca, aby przygotować się do nadchodzących zmian?
Najważniejszy krok to weryfikacja, czy aktualne narzędzia – zarówno system do wystawiania faktur, jak i współpracujące biuro rachunkowe – są gotowe na komunikację z KSeF. Jeśli wciąż działasz w modelu tradycyjnym opartym na mailach, pendrive’ach czy papierowych dokumentach, warto rozważyć szybkie przejście na nowocześniejszy model współpracy. Kluczowe pytanie, które warto zadać księgowej: czy została już wdrożona obsługa autoryzacji, pobierania i archiwizacji faktur z KSeF? Dobrym rozwiązaniem może być także stworzenie procedury wewnętrznej, szczególnie jeśli firma wystawia faktury w kilku działach lub przez wielu pracowników. Im wcześniej proces zostanie uporządkowany – tym mniejsze ryzyko popełnienia błędu lub braku terminowości.
KSeF to nie tylko obowiązek – to także szansa na przewagę konkurencyjną
Wielu przedsiębiorców początkowo postrzega KSeF jako kolejną biurokratyczną komplikację, jednak w praktyce system otwiera drogę do automatyzacji i większej kontroli finansów w firmie. Eliminuje ryzyko zgubienia faktury, opóźnionego dostarczenia dokumentu przez kontrahenta czy błędnej numeracji. Co więcej – inteligentne systemy raportowe pozwolą w czasie rzeczywistym analizować koszty, sezonowość wydatków i przygotowywać się na kluczowe momenty roku podatkowego. Przedsiębiorcy, którzy wejdą w ten system świadomie i w partnerstwie z odpowiednim biurem rachunkowym, zyskają ogromną przewagę nad tymi, którzy wdrożą zmiany w ostatniej chwili „na szybko”. Nowoczesność finansów to już nie opcja – to standard.
Wojciech Kieszkowski, jestem doradcą podatkowym, który pracował już w wielu największych firmach doradczych w Polsce i na świecie. Mam ogromne doświadczenie w doradztwie podatkowym i świecie finansów. Zapragnąłem dzielić się nim z Wami na moim własnym, prywatnym blogu.
