Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wchodzi w życie wraz z początkiem lutego 2026 roku, stawia przed polskimi przedsiębiorstwami sporą ilość wyzwań. Firma Comarch, lider na rynku rozwiązań ERP dla biznesu, przeprowadziła w kwietniu 2024 roku kompleksowy test „Gotowi na KSeF”, który miał na celu zdiagnozowanie poziomu wiedzy i przygotowania polskich firm do nadchodzącej cyfrowej transformacji w obszarze e-fakturowania.
Wyniki ankiety, w której wzięło udział ponad 1400 respondentów z Polskich srednich i dużych firm, jasno pokazują, że pomimo ogólnej świadomości istnienia KSeF, wiele obszarów, zwłaszcza tych technicznych, wciąż wymaga intensywnych działań ze strony przedsiębiorców.
Dobre podstawy
Analiza odpowiedzi respondentów ujawniła, że polscy przedsiębiorcy wykazują się stosunkowo dobrą znajomością ogólnych zasad funkcjonowania systemu. Aż 89% badanych poprawnie wskazało, jak należy postępować w przypadku awarii KSeF, co świadczy o zrozumieniu kluczowych protokołów bezpieczeństwa. Podobna ilość ankietowanych (88%) wiedziała, że po wysłaniu faktury do odbiorcy za pośrednictwem KSeF nie są wymagane żadne dodatkowe kroki, a to pokazuje orientację w podstawowych procesach obiegu dokumentów.
Co więcej, aż 71% respondentów trafnie określiło zakres podmiotowy KSeF, wiedząc, że obowiązek ten obejmie wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce, włącznie z tymi zwolnionymi z VAT. Niemal taki sam odsetek osób poprawnie wskazał, że datą wystawienia faktury jest moment jej przesłania do KSeF. Te wyniki sugerują, że podstawowe założenia systemu są już dość powszechnie znane.
System pełen wyzwań
Prawdziwe wyzwania pojawiają się jednak na poziomie obsługi technicznej i systemowej. Jedynie 56% badanych było świadomych, że faktura sprzedaży wystawiona dla kontrahenta zagranicznego zazwyczaj będzie przesyłana do KSeF, a równocześnie jej wydruk musi być dostarczony odbiorcy inną drogą. Jeszcze gorzej wypadło pytanie o możliwość sprawdzenia przez sprzedawcę, czy odbiorca pobrał fakturę z KSeF – aż 55% udzieliło błędnej odpowiedzi, co podkreśla brak pełnego zrozumienia podstawowych cech platformy.
Szczególnie alarmujące okazały się wyniki dotyczące przygotowania technicznego. Tylko 44% firm wskazało, że ich obecne oprogramowanie automatyzuje proces rejestracji faktury zakupu z KSeF, gdy dane pochodzą od nowego kontrahenta. Jeszcze bardziej niepokojący jest fakt, że aż 77% ankietowanych stwierdziło, że ich system nie potrafi automatycznie parować faktur zakupu pobranych z KSeF z dokumentami magazynowymi, zamówieniami lub zaliczkami. Pocieszające jest jednak, że 57% badanych miało świadomość istnienia możliwości próbnej komunikacji z platformą Ministerstwa Finansów, jednak ogólny obraz w obszarze technicznym jest daleki od optymistycznego.
Kluczowa rola systemów ERP
Paweł Krupa, Product Manager rozwiązań z obszaru finansów i księgowości w Comarch ERP, komentuje wyniki, podkreślając, że wdrożenie KSeF to projekt bez precedensu, a jego rewolucyjny charakter sprawia, że wiele szczegółów może wciąż budzić wątpliwości. Jego zdaniem, klucz do sukcesu leży w „odpowiednim wykorzystaniu potencjału systemów klasy ERP”.
Niska automatyzacja procesów związanych z fakturami, wynikająca często z dotychczasowego ręcznego przepisywania danych, jest wyraźnym sygnałem, że przedsiębiorstwa nie w pełni dostrzegają możliwości, jakie niesie ze sobą integracja z KSeF. Nowoczesne systemy ERP mogą zautomatyzować wiele z tych operacji, minimalizując błędy i zwiększając efektywność, ale brak świadomości tych korzyści może sprawić, że KSeF, zamiast być narzędziem do optymalizacji, stanie się dla wielu firm uciążliwością.
Wyzwanie to leży teraz po stronie dostawców technologii. Jak podkreśla Paweł Krupa, ich zadaniem jest nie tylko dostarczenie rozwiązań zgodnych z KSeF, ale przede wszystkim uświadomienie klientom, w jaki sposób odpowiednio wdrożony system ERP może zrewolucjonizować ich działalność. Inwestycja w zaawansowane rozwiązania ERP, zintegrowane z wymogami KSeF, to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie procesów i zbudowanie przewagi konkurencyjnej w cyfrowym świecie.
Co dalej?
Wyniki badania Comarch to jasny sygnał alarmowy dla polskich firm. Czasu na przygotowania jest coraz mniej, a największe braki widoczne są w obszarach, które wymagają strategicznych decyzji i inwestycji w technologie. Czy Twoja firma jest już w pełni gotowa na integrację z KSeF, czy też potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu swoich systemów do tej kluczowej zmiany?
Wojciech Kieszkowski, jestem doradcą podatkowym, który pracował już w wielu największych firmach doradczych w Polsce i na świecie. Mam ogromne doświadczenie w doradztwie podatkowym i świecie finansów. Zapragnąłem dzielić się nim z Wami na moim własnym, prywatnym blogu.
