Komunikat Zarządu do Klientów z dnia 11 września 2019 r.
Komunikat dla Klientów ×

Planuj swój czas

Zarządzanie czasem to korzystanie z niego w taki sposób, by osiągnąć zakładany cel w możliwie krótkim czasie. Celem może być zarówno zwiększenie sprzedaży, pozyskanie nowych klientów, jak i… odpowiedni odpoczynek. Aby skutecznie zaplanować swoje działania, warto skorzystać ze znanych i sprawdzonych metod.

 

Zasada TRZOS

 

Jednym z popularnych sposobów jest zasada TRZOS. To akronim słów:

  • T – Terminy zadań spisać,
  • R – Ramy czasowe uwzględnić,
  • Z – Zaplanować rezerwy czasu,
  • O – Ograniczyć inne działania,
  • S – Skontrolować rezultaty.

Kiedy przystępujesz do ustalania kalendarza (dziennego lub tygodniowego) spisz wszystkie zadania, jakie są do wykonania i ustal dokładny termin ich realizacji. Nie planuj jednak całego dnia bądź tygodnia pracy, lecz jedynie około 60 proc. czasu. Resztę (40 proc.) przeznacz na nieprzewidziane zdarzenia, spotkania, rozmowy etc.

Kiedy opracujesz plan, ustal kolejność wykonywanych zadań. Jeżeli potrafisz określić, co jest bardziej a co mniej istotne, skupiasz się tylko na najistotniejszych zadaniach i nie rozpraszasz się innymi sprawami. Po wykonaniu zadań, możesz skontrolować efekty.

 

Matryca Eisenhowera

 

Przy ustalaniu rangi spraw, spróbuj określić ich wagę i pilność, a następnie przyporządkuj je do jednej z kategorii:

  1. Sprawy ważne i pilne – to sprawy nagłe i trudne do przewidzenia, których niewykonanie może powodować określone konsekwencje (np. awarie, pilne naprawy, sytuacje kryzysowe)
  2. Sprawy ważne i niepilne – to sprawy łatwe do przewidzenia, które mają duże znaczenie, a ich wykonywanie wymaga regularności, są jednak możliwe do rozłożenia w czasie (np. ćwiczenia fizyczne, budowanie relacji z innymi)
  3. Sprawy nieważne i pilne – to sprawy, które nadają się do delegowania innym, a ich niewykonanie nie powoduje znaczących konsekwencji (np. wysłanie podziękowań dla klientów)
  4. Sprawy nieważne i niepilne – zwykle zabierają dużo czasu, powinny być ograniczane, ale nie całkowicie wyeliminowane (np. granie w gry komputerowe)

Podstawą tej metody jest umiejętność oddzielenia spraw ważnych od pilnych. Może to poprawić sposób zarządzania, sprzyjać rozwojowi osobistemu, a także zwiększyć efektywność. Autorem tej metody jest były prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower, dlatego nosi nazwę matrycy Eisenhowera.

 

Zasada Pareto

 

Pamiętaj jednak, że nie wszystkie działania przynoszą spodziewane efekty. O sukcesie decyduje 20 proc. nakładów, które przynoszą 80 proc. zysku. Dlatego przy planowaniu czasu spróbuj znaleźć te 20 proc. spraw i zadań do wykonania, które decydują o sukcesie lub porażce. Zależność 80/20 po raz pierwszy zaobserwował włoski ekonomista Vilfredo Pareto i stąd nazywana jest zasadą Pareto.

Stosowana jest po to, by osiągnąć zamierzony efekt jak najmniejszym nakładem (czasu, energii, pieniędzy itp.). Pomaga skupić się na tym, co czyni różnicę, a ograniczyć działania mniej skuteczne. Służy m.in. do optymalizacji pracy, zarządzania czasem oraz ustalania proporcji nakładu pracy do jej efektów.

 

 

×

Prześlij ten film znajomej osobie:

Anuluj
Poleć film znajomym: